如何創(chuàng)建Living Office？為回答這個(gè)問題，“WHY”雜志追蹤報(bào)道了一家公司的發(fā)展歷程：從阻礙其發(fā)展的總部到能促進(jìn)員工和企業(yè)興旺發(fā)達(dá)的工作空間。這是系列報(bào)告之一。
員工是每個(gè)公司最重要的資產(chǎn)，然而當(dāng)今的許多辦公室并非為支持其需求和活動(dòng)而設(shè)計(jì)的。Herman Miller的Living Office則提供了一種全新的辦公空間，它是在對(duì)員工、其工作及其成功完成工作所需的工具進(jìn)行調(diào)查了解的基礎(chǔ)之上設(shè)計(jì)的。
這里還是剃須產(chǎn)品初創(chuàng)公司Harry’s總部的某個(gè)星期四的上午11點(diǎn)，卻仿佛已經(jīng)是紐約Soho區(qū)眾多鄰近酒吧或餐廳的午夜11點(diǎn)了。產(chǎn)品設(shè)計(jì)總監(jiān)Scott Newlin和品牌、營(yíng)銷總監(jiān)Jenni Lee聚坐在一起的會(huì)議室的墻壁的高度未達(dá)到天花板，所以相鄰空間（一排排的人們一個(gè)挨著一個(gè)坐在長(zhǎng)凳上的蜂窩似的閣樓）的嘈雜聲傳了過來。上面裸露的通風(fēng)管在轟鳴，破碎已久的窗戶砰地一聲打開，又砰地一聲關(guān)上。
在這個(gè)十二月份的上午，這種預(yù)示著公司快速發(fā)展將取得成功的混亂無序既讓人分心，又讓人興奮。在短短兩年時(shí)間里，Harry’s已經(jīng)從懷揣重新設(shè)計(jì)整個(gè)剃須體驗(yàn)夢(mèng)想的兩個(gè)人，發(fā)展到擁有65名員工，客戶群超過500,000人的公司，且在繼續(xù)增長(zhǎng)。
Harry’s總部以前的工作空間寬敞開闊，充滿活力，但同時(shí)也顯得嘈雜擁擠。
公司的成長(zhǎng)速度是如此之快，以致于其環(huán)境已落伍，無法適應(yīng)需求。在這個(gè)擁擠的279平方米的開放式樓層里，業(yè)務(wù)分析師在滔滔不絕的客戶服務(wù)代表旁斜視著電子數(shù)據(jù)表，產(chǎn)品樣品和包裝材料堆集到了接待區(qū)中。每個(gè)人似乎都在集中精力幫助Harry’s興旺發(fā)達(dá)，但這個(gè)過于擁擠的辦公室實(shí)際上在限制著其增長(zhǎng)潛能。
“我們請(qǐng)來接受采訪的這個(gè)人非常喜歡在這家公司工作，但他卻說他覺得無法在這個(gè)空間里工作，”Newlin說：“我認(rèn)為這充分說明了問題。我們需要能夠使我們的工作空間成為一個(gè)工具，即所說的很酷的工作場(chǎng)所，我們需要最好的員工，而我們?yōu)楂@得這些員工已創(chuàng)建了最好的環(huán)境?！?/span>
空間擁擠不僅阻礙Harry’s招募發(fā)展所需的人才，而且也影響員工的滿意度、效率以及最終所取得的成就。浪費(fèi)許多時(shí)間來來回回發(fā)送電子郵件安排在唯一一個(gè)會(huì)議室中召開的會(huì)議，員工也不得不跑到外面的走廊或樓梯間去私下交談或接聽電話。
Harry’s原來的辦公室中沒有通頂?shù)膲Ρ?、沒有準(zhǔn)備訂單的地方，不同類型的員工之間也不分隔開，視覺和聽覺干擾司空見慣。
很顯然，到了該搬遷的時(shí)候了。2014年年中，Newlin及其團(tuán)隊(duì)在Soho區(qū)中找到一個(gè)2415平方米的空間，并聘請(qǐng)布魯克林的建筑公司Studio Tractor為其裝修。為裝備該空間，這家建筑公司聘請(qǐng)了選擇與Herman Miller合作的WB Wood，共同為其客戶打造Living Office環(huán)境。在基于對(duì)員工及其工作進(jìn)行調(diào)查了解方法之上構(gòu)造的Living Office，對(duì)于Harry’s而言似乎是一個(gè)自然的解決方案，它依靠的是通過頻繁的調(diào)查獲得的數(shù)據(jù)和加倍的努力，以此確保其客戶和員工都滿意。
Herman Miller長(zhǎng)期以來一直注重為員工及其不斷變化的工作需求而設(shè)計(jì)。20世紀(jì)60年代，Robert Propst在對(duì)工作環(huán)境如何運(yùn)作的研究中得出的結(jié)論是：“如今的辦公室象一座廢墟，耗費(fèi)生命力、阻礙人才發(fā)展、無益于取得成就”。他的解決方案是“行動(dòng)辦公室”，即一個(gè)適用人們真正行之有效的工作方式的自適應(yīng)系統(tǒng)，可在員工和組織的需求發(fā)展變化時(shí)輕松做出改變。
現(xiàn)在，Herman Miller和思想領(lǐng)袖及設(shè)計(jì)師們合作以將對(duì)員工的更深層了解應(yīng)用到當(dāng)今的工作空間中。這項(xiàng)工作揭示了所有員工的六項(xiàng)共同基本需求：目標(biāo)、歸屬感、成就、自主、地位和保障。當(dāng)工作場(chǎng)所實(shí)現(xiàn)了這些需求時(shí)，人們會(huì)更充分地準(zhǔn)備好幫助其組織取得成功。
Herman Miller創(chuàng)造了Living Office來幫助組織更好地實(shí)現(xiàn)人們的基本需求。利用基于調(diào)查研究的Living Office Discovery Process?，經(jīng)過培訓(xùn)的專家們將幫助各個(gè)組織確定其目標(biāo)、特征和活動(dòng)，或其提供的產(chǎn)品/服務(wù)、公司的地位及其員工所從事的工作。在此過程中獲得的深入見解可為設(shè)計(jì)能反映組織獨(dú)特文化的Living Office提供必要的信息。
在Harry’s項(xiàng)目中，此過程由Living Office專家James Cesario和Jennifer Abbattista領(lǐng)導(dǎo)完成。兩天后，在公司唯一的會(huì)議室召集員工進(jìn)行專題小組討論，解釋為何要搬遷到新辦公室。
當(dāng)Harry’s意識(shí)到其工作場(chǎng)所正引發(fā)員工滿意度問題時(shí)，他們?cè)赟oho區(qū)附近找到一個(gè)2415平方米的空間作為解決方案。
目的
午餐后，這些小組開始進(jìn)行有關(guān)目的的討論，內(nèi)容涉及其使命以及界定其提供的卓越價(jià)值的構(gòu)想、產(chǎn)品與服務(wù)。第一步很重要，因?yàn)樗鼘椭M織決定將幫助他們實(shí)現(xiàn)其目的的設(shè)計(jì)投資。
Cesario解釋說對(duì)于許多公司這都將是一個(gè)需要許多個(gè)小時(shí)工作的具有挑戰(zhàn)性的步驟。Harry’s較輕松地明確闡明了其目的：以公平的價(jià)格提供最好的剃刀。
“我們始終齊心協(xié)力朝著一個(gè)方向努力，從創(chuàng)始人到昨天開始加盟的伙計(jì)，無一例外，”Newlin說：“我不知道這有多么與眾不同，但對(duì)于我而言真是好極了，因?yàn)槲覀冎换艘荒臧氲臅r(shí)間就從每小時(shí)0英里達(dá)到100公里?！?/span>
“我們請(qǐng)來接受采訪的這個(gè)人非常喜歡在這家公司工作，但他卻說他覺得無法在這個(gè)空間里工作。我認(rèn)為這充分說明了問題。我們需要能夠使我們的工作空間成為一個(gè)工具，即所說的很酷的工作場(chǎng)所。 ”
- Scott Newlin
Living Office專家領(lǐng)導(dǎo)專題小組（有時(shí)Studio Tractor的建筑師也會(huì)加盟）完成為新空間設(shè)計(jì)方案提供信息的開發(fā)過程。（攝影：Paul Barbera）。
發(fā)現(xiàn)特征
開發(fā)過程的第二個(gè)步驟是確定特征，即發(fā)現(xiàn)使公司與其他公司截然不同的獨(dú)特的價(jià)值觀和顯著特征。了解特征可以幫助組織打造表明其地位且可幫助他們朝著其目標(biāo)前進(jìn)的工作場(chǎng)所。
為此，專題小組用彩色虛線描繪出了他們認(rèn)為公司在各特征圖譜上所處的位置。他們更正式還是不正式？獨(dú)立還是相互依賴？統(tǒng)一還是各自為政？
點(diǎn)集集中在不正式、自適應(yīng)和自我指導(dǎo)這樣的詞語附近，所有特點(diǎn)都描述了Harry’s特征的目前狀態(tài)。同時(shí)，點(diǎn)集也集中在圖譜另一端的正式、一致和得到指導(dǎo)這些詞語附近。這些點(diǎn)集代表了期望的未來狀態(tài)，即使用更有條理、組織更加井然有序的辦公室的更有條理、組織更加井然有序的公司。
這些發(fā)現(xiàn)十分重要，因?yàn)樵S多企業(yè)目前傾向于相信開放式辦公室是提高敬業(yè)度、吸引力和留任力的靈丹妙藥。Abbatista說這僅適合于某些公司。
“年輕的公司通常渴望更多的建筑空間，而更多已成立的組織則常常要做相反的努力，”Abbatista說：“這些都取決于對(duì)員工的了解和打造一個(gè)對(duì)其行之有效的工作場(chǎng)所?！?nbsp;
Harry’s與設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)合作以打造其員工期望的、可能會(huì)驕傲地帶來潛在投資方的工作場(chǎng)所。
以活動(dòng)為中心
過程的第三個(gè)步驟是確定工作活動(dòng)的優(yōu)先次序，這很重要，因?yàn)樗鼛椭M織準(zhǔn)確描繪出其員工及團(tuán)隊(duì)每天所做的工作，并明確了解其工作場(chǎng)所有助于還是有礙這些活動(dòng)。知道哪些活動(dòng)具有最高優(yōu)先級(jí)后，您可以做出有關(guān)分配辦公空間以為員工及其工作提供最佳支持的重要決定。
對(duì)于Harry’s來說，該過程的此部分引發(fā)的爭(zhēng)論最多。
“我們與所有團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行了交談，從工程到客戶服務(wù)再到平面設(shè)計(jì)，”Cesario說：“這些團(tuán)隊(duì)自然會(huì)對(duì)工作有不同的看法。他們有不同的需求，這讓他們有機(jī)會(huì)表明都需要什么來出色完成其工作?！?/span>
為幫助人們確定其從事的工作的類型，Living Office基于全球調(diào)查研究提供10個(gè)不同的合作和個(gè)人活動(dòng)框架。專題小組用寫有工作模式的色彩鮮艷的便條組成了一個(gè)矩陣，明確標(biāo)示了目前的工作場(chǎng)所支持或不支持的高優(yōu)先級(jí)和低優(yōu)先級(jí)活動(dòng)。
這些團(tuán)隊(duì)普遍贊同少數(shù)成員自然聚在一起簡(jiǎn)單交談（用Living Office中的說法即Huddle[聚集]和Chat[聊天]）是Harry’s每個(gè)人工作的重要部分。但一些團(tuán)隊(duì)，包括Create（創(chuàng)作）和Contemplate（深思）等創(chuàng)作團(tuán)隊(duì)則完全得不到該工作場(chǎng)所的支持，他們需要一些私密的空間來有效地完成和思考其工作。
“現(xiàn)在，已不再有界限?！盢ewlin說?！拔覀冃枰献鞯目臻g，但我們也需要能夠單獨(dú)工作和安靜幾個(gè)小時(shí)的空間。如果我們的新空間能夠在這些事情之間找到平衡點(diǎn)，我認(rèn)為我們會(huì)更加高效?！?/span>
“現(xiàn)在，已不再有界限。我們需要合作的空間，但我們也需要能夠單獨(dú)工作和安靜幾個(gè)小時(shí)的空間。如果我們的新空間能夠在這些事情之間找到平衡點(diǎn)，我認(rèn)為我們會(huì)更加高效?！?/span>
- Scott Newlin
新設(shè)計(jì)的每個(gè)細(xì)節(jié)（從材料和飾面到家具）都是有意選擇的以反映Harry’s的品牌。
布置辦公室
清楚團(tuán)隊(duì)每個(gè)人最重要的活動(dòng)后，Harry’s開發(fā)過程的最后步驟就準(zhǔn)備就緒了，開始選擇為其工作提供最大支持的設(shè)置。
Living Office提供適用于個(gè)人和團(tuán)隊(duì)工作的10種最佳設(shè)置。正確組合這些設(shè)置（在辦公空間規(guī)劃布局中戰(zhàn)略性的擺放）可以幫助員工和企業(yè)發(fā)揮最大潛力。
對(duì)于Harry’s的專題小組來說，此步驟包括一個(gè)設(shè)置決策樹(Settings Decision Tree)，它是一個(gè)交互式的數(shù)字工具，利用是/否問題確定為對(duì)其最重要的活動(dòng)提供最大支持的設(shè)置。然后，團(tuán)隊(duì)探究其空間可能的規(guī)則布局。這些規(guī)劃布局包括團(tuán)隊(duì)與個(gè)人設(shè)置的組合，包括幫助人們輕松在個(gè)人與團(tuán)隊(duì)工作之間轉(zhuǎn)換的專用團(tuán)隊(duì)Hive；小型團(tuán)隊(duì)可聚在一起討論或進(jìn)行項(xiàng)目工作的毗鄰的Cove；以及Haven（避風(fēng)港）或人們可退入其中接聽電話或?qū)Ｗ⒐ぷ鞯乃饺嗽O(shè)置（不再去樓梯間交談?。?/span>
建筑師和設(shè)計(jì)師在規(guī)劃新辦公室的布局時(shí)，這些布置方案將有助于為他們提供指導(dǎo)—WHY（為什么）雜志將在此系列報(bào)道的下一篇文章中探討的一個(gè)過程。請(qǐng)盡早返回查看來自Living Office Discovery Process?的真知灼見是如何體現(xiàn)在幫助Harry的團(tuán)隊(duì)更好地工作的辦公室中，以及如何吸引將幫助業(yè)務(wù)增長(zhǎng)的精英人才的。
文章來源：hermanmiller.com
