關(guān)鍵要點(diǎn)
現(xiàn)在，許多工作場(chǎng)所都與員工以及他們的工作無法協(xié)調(diào)一致，因此，人們都紛紛趨避。這意味著，公司對(duì)工作場(chǎng)所的投資并沒有收到應(yīng)有的成效。
最高效的工作場(chǎng)所可提供一系列與員工活動(dòng)和需求一致的設(shè)置。
全面的工作場(chǎng)所設(shè)計(jì)方法可提升員工的工作體驗(yàn)，并且?guī)椭M織實(shí)現(xiàn)他們的目標(biāo)。
現(xiàn)在，成功的企業(yè)往往是那些能夠以最快速度生成最佳創(chuàng)意的企業(yè)，并且，他們依靠員工來實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，而非流程。并且，即使我們經(jīng)常能夠想出一些非常不錯(cuò)的創(chuàng)意，我們需要其他人幫助我們闡述概念，探索其可能性，并且將其變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。
我們也越來越依靠技術(shù)來為創(chuàng)新流程提供保障。我們?cè)陲@示器上分享信息，使用視頻會(huì)議設(shè)備與位于其他大陸的同事聯(lián)系，并且使用觸摸屏幕開發(fā)內(nèi)容。但是，如果我們每天使用的系統(tǒng)和設(shè)備與它們所處的空間不一致，很快就會(huì)出現(xiàn)各種問題。
無論我們是否意識(shí)到，我們都曾在一個(gè)不協(xié)調(diào)的空間中煎熬過，在這個(gè)空間里面，其周圍環(huán)境（包括實(shí)體空間本身）、家具和工具以及我們自身，都完全無法協(xié)調(diào)一致。設(shè)備需要充電，但是，插座卻在很遠(yuǎn)的地方。有種沮喪的感覺是，你去參加演示會(huì)議遲到了，但是，你發(fā)現(xiàn)，唯一的空位就在第一排，緊靠著發(fā)言人。由于技術(shù)問題，有個(gè)會(huì)議延遲了10分鐘才開始，讓大家當(dāng)天隨后的計(jì)劃都亂了。
不協(xié)調(diào)的代價(jià)
雖然這些問題看起來都是當(dāng)今工作場(chǎng)所不可避免的瑣事，但是，積少成多，就會(huì)帶來巨大影響。就拿因?yàn)榧夹g(shù)問題而推遲開始的會(huì)議來說，根據(jù)Microsoft的調(diào)查，這是所有會(huì)議中常見的問題，考慮到每周40個(gè)工作小時(shí)，每年等同于2000個(gè)小時(shí)。今天，知識(shí)型員工平均每個(gè)工作日花費(fèi)17%的時(shí)間開會(huì)。如果絕大多數(shù)會(huì)議持續(xù)一個(gè)小時(shí)，那就是每年340個(gè)會(huì)議。會(huì)議如此多，如果每個(gè)會(huì)議平均延遲10分鐘，則意味著每個(gè)員工每年都會(huì)損失1.5周——所有這些都因?yàn)檎喜患训募夹g(shù)問題。我們不僅沒能夠按照原本預(yù)期的合作方式進(jìn)行工作，還因?yàn)楦鞣N障礙而導(dǎo)致生產(chǎn)效率降低了。
各大企業(yè)都面臨著協(xié)調(diào)不一致、不相容的工作場(chǎng)所等相似問題。調(diào)查表明，80%的辦公室職員在他們職業(yè)生涯中都曾經(jīng)歷背痛的問題。在每100名員工中，每年生產(chǎn)力喪失和由于背痛而支出的醫(yī)療費(fèi)用而損失的成本達(dá)到51400美元。對(duì)于擁有數(shù)百名或甚至數(shù)千名員工的公司而言，這個(gè)金額會(huì)快速上升。
員工不愿意在讓他們感到不舒適、得不到支持、以及沒有創(chuàng)新的空間中工作，所以，他們會(huì)避而遠(yuǎn)之。并且，隨著房地產(chǎn)成本持續(xù)上升，公司在其工作場(chǎng)所中所投資的成千上萬美元中很大一部分就這樣浪費(fèi)掉了。
分解已細(xì)分的流程
許多空間現(xiàn)在依然采用線性流程進(jìn)行設(shè)計(jì)，在其中，結(jié)構(gòu)已建筑好，家具和裝飾已指定，并且技術(shù)也分層次進(jìn)行裝備。我們都知道，這個(gè)流程行不通。建筑師和室內(nèi)設(shè)計(jì)師每天都在為此而爭(zhēng)辯。但是，在現(xiàn)實(shí)生活中，各種因素頻繁導(dǎo)致這種情況出現(xiàn)，例如，時(shí)間限制、過時(shí)的管理機(jī)制以及采購(gòu)方法等。
各大組織也在與標(biāo)準(zhǔn)化工作場(chǎng)所的殘余作斗爭(zhēng)；這些工作場(chǎng)所僅能容納兩大類工作——個(gè)人和團(tuán)體，并且僅提供兩種通用的空間類型——工作站和會(huì)議室。這種平面布局已經(jīng)無法支持員工每天所進(jìn)行的各種多樣化活動(dòng)了。
很明顯，我們需要更加以人為本、更加多樣化的工作場(chǎng)所模型。并且，為了實(shí)施這個(gè)模型，我們需要更加協(xié)調(diào)一致的流程，來設(shè)計(jì)和交付該工作場(chǎng)所——一個(gè)可確保每個(gè)相關(guān)方都相互關(guān)聯(lián)并且協(xié)調(diào)一致的流程，包括設(shè)施、HR和IT等各方面。
多年以來，設(shè)計(jì)行業(yè)一直都在努力解決這些問題。Herman Miller通過調(diào)研得到的各種深刻見解來獲得資訊，并且深化各方面工作，以打造具有多樣化且針對(duì)性設(shè)置的工作場(chǎng)所。
更高層次的工作體驗(yàn)
我們通過調(diào)研得到的各種深刻見解匯聚結(jié)晶為L(zhǎng)iving Office，該產(chǎn)品系列核心理念是：最高效的工作場(chǎng)所應(yīng)該圍繞員工和適當(dāng)?shù)膹?fù)雜工作途徑進(jìn)行設(shè)計(jì)，以確保我們可以高效合作和獨(dú)立工作。Living Office可提供一個(gè)高效的框架，專門針對(duì)10種常見工作活動(dòng)和10種極具支持性的設(shè)置，可幫助各種組織和他們的設(shè)計(jì)合作伙伴更好地應(yīng)對(duì)這個(gè)復(fù)雜的需求。
各種組織的目標(biāo)始終都會(huì)考慮各種活動(dòng)和設(shè)置（例如，提高吸引力和人才保留，或者提高效率），以及它們的目的和特性（這些屬性讓公司及其員工獨(dú)一無二）。利用這些深刻見解，設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)可以創(chuàng)建一系列多樣化混合設(shè)置，以反映一個(gè)組織獨(dú)特的文化。
如果能夠確定可以通過最佳方式支持員工和他們需求的各種設(shè)置，各組織和他們的設(shè)計(jì)合作伙伴就可以將其與周圍環(huán)境、家具和工具進(jìn)行適配。這樣可以確?？臻g中每個(gè)元素都協(xié)調(diào)一致，提高員工的身體、認(rèn)知和社交體驗(yàn)，并且滿足他們的基礎(chǔ)需求（例如，安全性、目標(biāo)和歸屬感的需求）。我們將其稱為一種高層次的工作體驗(yàn)。
更高層次的反面
任何人都不會(huì)刻意建造無法提升員工體驗(yàn)或滿足其需求的空間。但是，這種情況依然會(huì)發(fā)生，尤其是在其環(huán)境、家具和工具都獨(dú)立設(shè)計(jì)的情況下，并且如果它們與周圍的活動(dòng)、體驗(yàn)和人員需求無法協(xié)調(diào)一致的話。
“我們可以給團(tuán)隊(duì)提供最佳的環(huán)境、最好的家具和最好的辦公工具，但是，這個(gè)環(huán)境依然可能會(huì)成為失敗之作，”Herman Miller人類動(dòng)力學(xué)與工作高級(jí)經(jīng)理Holly Honig說道，“我們見到過這樣情況。但是，為什么？為什么設(shè)計(jì)精美并且完美打造的空間依然無法發(fā)揮其作用？”
Honig繼續(xù)解釋道，“其實(shí)，通常并不是該人工建造環(huán)境中的家具或其他有形部分無法發(fā)揮作用。實(shí)際上，根據(jù)我們與數(shù)百名客戶的經(jīng)驗(yàn)，根本原因是：不了解工作場(chǎng)所的變革需要反映人文和組織層面的文化。如果我們忘記人類是最根本出發(fā)點(diǎn)，那么，就會(huì)出現(xiàn)缺陷?！?/span>
現(xiàn)實(shí)中正好有這么一個(gè)例子，一個(gè)大型金融服務(wù)公司最近花費(fèi)2.4億美元建造了一個(gè)新的設(shè)施，包括數(shù)十個(gè)會(huì)議室，配備一流品質(zhì)的方形會(huì)議桌、舒適的椅子以及最新的數(shù)字和模擬會(huì)議工具——兩臺(tái)60英寸觸摸顯示屏、高端電話會(huì)議系統(tǒng)、巨大的白板以及各種工具。想象一下，在員工們搬進(jìn)去之后幾個(gè)月，設(shè)施部門所進(jìn)行的一次空間利用調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在80%的時(shí)間里，只有3個(gè)人用過這些會(huì)議室，那些6人會(huì)議室從未使用過。顯然，這個(gè)結(jié)果令人頗感意外。
從根本上來說，這些空間沒有能夠很好滿足建造者員工的需求，因?yàn)?，在?guī)劃和裝備這些空間的過程中，并沒有以他們的需求為中心。在這種情況下，環(huán)境設(shè)計(jì)先行——150個(gè)專為6人打造的標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議室。然后是高端家具，最后是工具，包括帶有攝像頭的互動(dòng)顯示屏。
在所有這三個(gè)階段，參與其中的團(tuán)隊(duì)都獨(dú)自完成了一流的工作。然而，沒有任何一個(gè)團(tuán)隊(duì)對(duì)這個(gè)空間進(jìn)行全盤考慮。他們沒有共同的工作場(chǎng)所設(shè)計(jì)方法，沒有統(tǒng)一的視角，也沒有共同的語(yǔ)言?！斑@些可能是用于Show & Tell（演示與匯報(bào)）活動(dòng)（Herman Miller的Living Office調(diào)查中確定的7種協(xié)作工作活動(dòng)之一）的最佳空間，但是，因?yàn)闆]有流動(dòng)空間，在員工們嘗試使用這些房間進(jìn)行聯(lián)合創(chuàng)作（其他活動(dòng)，例如頭腦風(fēng)暴）時(shí)，這些房間就無法有效發(fā)揮作用，只有在參與者可在房間內(nèi)使用各種模擬和數(shù)字工具自由互動(dòng)時(shí)，才可有效發(fā)揮其作用?！盚erman Miller高級(jí)副總裁兼工作創(chuàng)意總監(jiān)說道。
使用前
| 使用后
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會(huì)議室重啟
為了幫助該金融服務(wù)公司確定他們新的會(huì)議室為什么效率低下，Herman Miller從審查他們的設(shè)計(jì)流程入手。調(diào)查人員很快就發(fā)現(xiàn)，設(shè)施建造之初所使用的線性方法存在缺陷，導(dǎo)致室內(nèi)設(shè)計(jì)和IT團(tuán)隊(duì)在工作中各自為政，并且對(duì)于這些空間需要服務(wù)的員工對(duì)象沒有很好的共同認(rèn)識(shí)。例如，在每個(gè)房間，一把椅子擋住了攝像頭的視角，讓椅子或攝像頭成為了無用的擺設(shè)。實(shí)際上，他們根本就沒有考慮到遠(yuǎn)程參與者的視線；白板掛在了攝像頭范圍之外。最后，流通空間不足，沒有能夠很好鼓勵(lì)員工到處走動(dòng)去使用這些工具。
在運(yùn)用了更加綜合的工作場(chǎng)所設(shè)計(jì)原則之后，這些房間很快就轉(zhuǎn)變成為本地和遠(yuǎn)程參與者頻繁進(jìn)行交流的中心?？臻g利用調(diào)查表明，我們可以減少房間中的椅子數(shù)量。這樣的話，加上設(shè)計(jì)用于改善所有參與者視線的全新弧形桌子，可打造更具流動(dòng)性的空間，從而鼓勵(lì)本地參與者在空間內(nèi)走動(dòng)，并且使用各種數(shù)字和模擬工具。房間外的額外坐席可用于創(chuàng)建一個(gè)Landing（過渡平臺(tái)）——Living Office的另一種設(shè)置，可在會(huì)前和會(huì)后提供一個(gè)分享想法創(chuàng)意的空間（我們將這種活動(dòng)成為Warm Up, Cool Down“熱身與冷靜”）。
“我們意識(shí)不到這些東西，直到有人拿一個(gè)鏡子對(duì)著我們，并且給我們解釋，”Herman Miller公司生物工程學(xué)專家Scott Openshaw說道，“我們基本上是讓人們了解到這些問題，讓他們能夠?qū)徱曀麄冏约旱目臻g，并且確定他們需要什么，以滿足特定需求，并且改善人本體驗(yàn)?！?/span>
這種改善的體驗(yàn)是一種什么感覺呢？這是一種全新體驗(yàn)：能夠清楚看到并聽到發(fā)言人，即使你坐在房間的后排。如果你擁有可確保與同一個(gè)項(xiàng)目上的同事進(jìn)行合作所需的所有工具，并且擁有足夠的空間方便使用這些工具，那么，你會(huì)覺得才思如泉涌。當(dāng)技術(shù)設(shè)備可高效運(yùn)行、幫助你和遠(yuǎn)程會(huì)議的同事有效對(duì)話的時(shí)候，就可以確保明確且有效的溝通。
如果員工滿意他們的工作體驗(yàn)，他們就不會(huì)那么關(guān)注哪些東西出現(xiàn)差錯(cuò)，并且可能更具創(chuàng)意，并以更有意義的方式進(jìn)行溝通。這也意味著，該工作場(chǎng)所實(shí)現(xiàn)了其預(yù)期的目的，幫助員工、組織茁壯成長(zhǎng)。
